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通用财务软件-凭证

时间:2015-11-20 21:17:17

二.凭  

2.1  凭证录入

新建帐套时,世纪八版以上版本可选择一种凭证种类(记帐凭证)或三种凭证种类(收付转凭证)。现以收付转凭证为例,介绍凭证的录入方法。如图2-6所示,该窗口显示了一张收款凭证和一排功能按钮,在显示的凭证上可以进行数据录入,功能按钮依次为:新录入、存盘、预览、打印、保存为凭证模板、读取凭证模板、打开语音、插入分录、删除分录、关闭,凭证右上角有四个功能按扭,他们依次为:第一张凭证、上一张凭证、下一张凭证、最后一张凭证。通过这四个功能按扭可以浏览所有凭证。收款凭证旁边的按钮可以切换到付款凭证、转帐凭证。

2-6  凭证录入窗口(世纪九版)

日期:凭证的日期是指在本期内,经济业务发生的日期,它的范围不能超出本期的日期范围。

摘要:摘要是对经济业务的简单描述,在一张凭证中,至少应有一条摘要。摘要的内容可以直接在摘要栏中输入,也可以在摘要库中选择。在录入摘要栏内,其右边有一个“

”按钮,点击该按钮,会出现一个摘要选择框。在该对话框内,可以选择某一条摘要,按“确定”按钮后,所选择内容即填入摘要栏内。可在窗口内对摘要进行添加、修改、删除。

凭证号:凭证号是自动累加的,它根据录入凭证的先后次序自动生成,用户不可以更改。

附单据:录入所附原始凭证(或称单据)的张数。

会计科目:在会计科目栏内,可以直接输入科目代码,也可以点击右边的

”按钮进行选择输入。当点击“

”按钮后,出现会计科目对话框,该对话框内,列出了所有的会计科目与名称,选择一个科目,按“确定”按钮后,所选科目即填入“会计科目”栏内。

借方金额与贷方金额录入:用鼠标选择借方金额或贷方金额栏,二者只能选择其一,不能同时录入二者。输入相应的数字。

红字:如果要录入红字金额,即负数金额,按“-”号(即键盘上的减号),该键为一个切换键,即按一下变为负数,再按一下又变为正数(按空格键将清除所录入的数字)。


如果所选择的科目需要录入一些辅助核算项目的内容,如结算方式、结算号、数量、部门、项目与员工、现金流量等,那么,在凭证的最后一行中,会出现一个允许辅助录入的按钮,如图2-7所示。

2-7  辅助核算项目录入按钮


点击

”按钮后,会出现一个辅助录入对话框,如图2-8所示,在该窗口内,录入相关的内容。

           2-8  辅助录入窗口                2-9  外币录入

如果所选择的科目需要核算外币,那么在进行借方金额与贷方金额录入时,录入窗口会自动发生变化,如图2-9所示,它要求用户同时输入汇率与外币金额,根据外币金额与汇率自动计算出借方或贷方金额,填入相应的栏内。

插入分录:当要插入一行时,单击窗口上面的 “插入分录” 功能按钮,系统在当前位置插入一行。

删除分录:当要删除某一行时,单击窗口上面的“删除分录”功能按钮,系统删除当前行。

存盘:录入完成后,单击左上角的“存盘”按钮,系统对录入的内容进行检查,若发现借贷不平衡,或者录入的内容为0,或者没有录入摘要等,会给出提示信息,并不允许存盘。若没有发现问题,则存入盘中。如果要进行下一张凭证录入,点击左上角的新录入按钮即可。

打印和预览:要预览或打印所录入的凭证,点击窗口上面的功能按钮“打印”或“预览”,出现打印设置框,有如下选项(世纪七版无此功能):

a、会计科目分为总帐科目与明细科目两栏。

b、科目代码附在科目名称前面。

c、金额采用栅格样式。

d、套打。

e、自动识别纸张大小,合并打印。

以上功能选项用户可根据自已需要选择;点“预览”按钮还可进行凭证格式设计;如果要打印彩色帐页,请在主界面“文件”菜单的“彩色打印”处打勾,如果打印机墨盒是黑白两色,则不要选彩色打印,否则将不能正常打印。

特别注意:凭证录入完成并存盘后,一定要正常退出财务软件,否则,任何不正常关机都可能导致当前输入数据丢失甚至于整个帐套被破坏。因此,在使用本财务软件时,一定要坚持三个原则:(1)任何数据录入完成后一定要存盘并正常退出财务软件;2)一定要正常关机;3)一定要及时进行数据备份。

2.2  凭证修改、插入、删除、审核、记帐

凭证列表列出了凭证的摘要、制单、审核等信息,单击凭证功能窗口的“凭证列表”,出现凭证列表窗口。其左上角有一排功能按扭:改变行数、筛选、打开凭证、插入凭证、删除凭证、打印设置、打印列表、凭证批量打印、第一页、上一页、转到第几页、下一页、最后一页、关闭。其中通过凭证批量打印功能能够实现凭证的连续打印,点击凭证批量打印按扭,用户可以根据自己的需要进行如下操作:选择凭证打印范围、调整凭证打印边距、调整凭证与凭证之间的距离、打印机属性设置等多项操作。

通过凭证列表窗口上的审核与记帐菜单,对记帐凭证能实现如下操作:审核、记帐、全部审核、全部记帐、清除审核、清除记帐、清除所有审核、清除所有记帐(详情请看审核与记帐)。

会计分录序时簿按凭证号的先后顺序列表显示凭证的内容。单击凭证功能窗口的“会计分录序时簿”,在`窗口左上角有一排功能按扭,他们分别是:改变行数、筛选、打开凭证、插入凭证、删除凭证、打印设置、打印、第一页、上一页、转到第几页、下一页、最后一页、关闭等,通过这些功能按钮,可以调整会计分录序时薄每页的行数、打开凭证、修改凭证、插入凭证、删除凭证、打印会计分录序时薄等多项操作。

2.2.1  修改凭证

用鼠标选择某一要修改的凭证,双击或点击“打开凭证”功能按钮,系统出现该凭证的内容,供用户更改。(注意:只有凭证制单人才能对凭证进行修改)

2.2.2  插入凭证

有时候,免不了出现漏输入凭证的情况,需要插入一张新凭证。在本系统中,可以直接实现在中间插入。(注意:插入凭证的日期必须在它的上一张凭证的日期与下一张凭证的日期之间或与其日期相同,否则拒绝插入。)

点击“插入凭证”功能按钮,系统出现一个新的凭证,并将当前的凭证号作为新插入的凭证号,在输入内容后,按“存盘”按钮,系统将该凭证插入凭证库中,同时将插入处以后的凭证号依次递增。

2.2.3  删除凭证

用鼠标选择某一要删除的凭证,点击“删除凭证”功能按钮,系统出现是否要删除的提示信息,如果确定要删除后,系统将该凭证从库中删除,同时,比该凭证号大的凭证号依次递减。审核过的凭证不能删除,要删除必须首先清除审核。(注意:凭证删除后不可恢复,删除前一定要慎重。)

2.2.4  凭证审核、记帐

在本系统中,只要录入了凭证,其它的工作均可自动完成,这样,减少了操作环节,充分利用了电脑的自动化处理能力。但是,为了保持与传统会计操作规范的统一,保留了审核与记帐功能。

单一凭证审核:用鼠标选择某一个凭证,在菜单上选择“审核”项(或按鼠标右键,选择弹出菜单),该凭证即打上审核标记。

注意:如果审核与制单是同一个操作员,系统不予审核。

全部审核:选择菜单上的“全部审核”项,系统将所有未审核的凭证(制单是其它操作员)打上审核标记。

单一凭证记帐:用鼠标选择某一个已审核的凭证,在菜单上选择“记帐”项,该凭证即打上记帐标记。

全部记帐:选择菜单上的“全部记帐”项,系统将所有已经审核但未记帐的凭证打上记帐标记。

清除审核:将操作员自己的审核标记清除。

全部清除:将所有凭证(本操作员审核的)的审核标记清除。

清除记帐:将操作员自己的记帐标记清除。

全部清除:将所有凭证(本操作员记帐的)的记帐标记清除。

审核与记帐的顺序为:先审核后记帐。清除审核与记帐的顺序为:先清除记帐后清除审核。

凡是审核过的记帐凭证都不能被删除。要想删除必须首先清除审核。

注:本系统中的审核与记帐功能不是必须的,用户可以不用。

2.3  银行对帐单

单位的银行存款收付业务往往比较频繁,但由于单位与银行的记帐时间不一致,会产生一些未达帐项。为了正确掌握银行存款的实际余额,单位须定期将银行存款日记帐与银行出具的对帐单进行核对,并编制余额调节表。

点击凭证功能窗口的“银行对帐单”,出现的窗口由三部分组成,最上面部分显示功能按钮条。他们分别是:改变行数、增加、修改、删除、对帐、筛选、打印设置、打印、第一页、上一页、转到第几页、下一页、最后一页、关闭。 中间部分显示银行对帐单。下面的部分显示银行帐户信息。

2.3.1  帐户设置

要录入银行对帐单,首先要设置帐户,选择窗口下部的“新增帐户”按钮,系统会出现一个对话框,在该对话框内,输入帐户的基本信息,如开户行、帐号、科目代码与备注,然后按“确定”按钮,新帐户即告生成。在该帐户下,用户可以进行对帐单录入、删除等操作。

如果要删除某帐户,在窗口下面的帐户列表中,用鼠标选择该帐户,再按其左边的“删除帐户”按钮,系统出现提示对话框。如果确定要删除,系统会将该帐户删除,并将该帐户内所有的对帐单也一并删除。

2.3.2  录入对帐单

要利用该系统自动进行银行对帐,在每月末结帐前,将银行开具的对帐单输入。点击功能条上的“增加”按钮,系统出现对帐单录入对话框,在该对话框内,录入相应的内容。

摘要可以直接录入,也可以选择输入,与记帐凭证的摘要录入方式一致。

在对帐时,系统取最后一张对帐单的余额作为银行存款的实际余额,所以,在录入银行对帐单时,要按照时间的先后顺序录入。

在录入完成后,按“确定”按钮。如果发现结算方式与结算号完全相同的对帐单已经录入,则不能存入系统。

2.3.3  修改对帐单

在银行对帐单的列表中,用鼠标选择要修改的对帐单,双击或点击功能条上的“修改”按钮,出现该对帐单的内容对话框,修改相应的内容后,按“确定”按钮。

2.3.4  删除对帐单

在银行对帐单的列表中,用鼠标选择要删除的对帐单,点击功能条上的“删除”按钮,出现提示信息,提醒用户是否一定要删除,在得到确认后,该对帐单即被删除。

2.3.5  对帐与余额调节表

点击功能条上的“对帐”按钮,系统会自动将银行存款日记帐与对帐单进行比对,若发现结算方式与结算号完全一致的帐,则视为已经对上,否则,表示未对上。

在进行对帐后,系统自动生成四张表格:已达帐明细表、单位未达帐明细表、银行未达帐明细表与银行存款余额调节表。这四张表格,由左上角功能条上的四个按钮进行切换,这四个按钮从左至右依次为:已达帐明细表、银行未达帐明细表、单位未达帐明细表与银行存款余额调节表。

 
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