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通用财务软件 凭证录入

时间:2015-11-18 11:12:14

2.1  凭证录入

新建帐套时,世纪八版以上版本可选择一种凭证种类(记帐凭证)或三种凭证种类(收付转凭证)。现以收付转凭证为例,介绍凭证的录入方法。如图2-6所示,该窗口显示了一张收款凭证和一排功能按钮,在显示的凭证上可以进行数据录入,功能按钮依次为:新录入、存盘、预览、打印、保存为凭证模板、读取凭证模板、打开语音、插入分录、删除分录、关闭,凭证右上角有四个功能按扭,他们依次为:第一张凭证、上一张凭证、下一张凭证、最后一张凭证。通过这四个功能按扭可以浏览所有凭证。收款凭证旁边的按钮可以切换到付款凭证、转帐凭证。

2-6  凭证录入窗口(世纪九版)

日期:凭证的日期是指在本期内,经济业务发生的日期,它的范围不能超出本期的日期范围。

摘要:摘要是对经济业务的简单描述,在一张凭证中,至少应有一条摘要。摘要的内容可以直接在摘要栏中输入,也可以在摘要库中选择。在录入摘要栏内,其右边有一个“

”按钮,点击该按钮,会出现一个摘要选择框。在该对话框内,可以选择某一条摘要,按“确定”按钮后,所选择内容即填入摘要栏内。可在窗口内对摘要进行添加、修改、删除。

凭证号:凭证号是自动累加的,它根据录入凭证的先后次序自动生成,用户不可以更改。

附单据:录入所附原始凭证(或称单据)的张数。

会计科目:在会计科目栏内,可以直接输入科目代码,也可以点击右边的

”按钮进行选择输入。当点击“

”按钮后,出现会计科目对话框,该对话框内,列出了所有的会计科目与名称,选择一个科目,按“确定”按钮后,所选科目即填入“会计科目”栏内。

借方金额与贷方金额录入:用鼠标选择借方金额或贷方金额栏,二者只能选择其一,不能同时录入二者。输入相应的数字。

红字:如果要录入红字金额,即负数金额,按“-”号(即键盘上的减号),该键为一个切换键,即按一下变为负数,再按一下又变为正数(按空格键将清除所录入的数字)。


如果所选择的科目需要录入一些辅助核算项目的内容,如结算方式、结算号、数量、部门、项目与员工、现金流量等,那么,在凭证的最后一行中,会出现一个允许辅助录入的按钮,如图2-7所示。

2-7  辅助核算项目录入按钮


点击

”按钮后,会出现一个辅助录入对话框,如图2-8所示,在该窗口内,录入相关的内容。

           2-8  辅助录入窗口                2-9  外币录入

如果所选择的科目需要核算外币,那么在进行借方金额与贷方金额录入时,录入窗口会自动发生变化,如图2-9所示,它要求用户同时输入汇率与外币金额,根据外币金额与汇率自动计算出借方或贷方金额,填入相应的栏内。

插入分录:当要插入一行时,单击窗口上面的 “插入分录” 功能按钮,系统在当前位置插入一行。

删除分录:当要删除某一行时,单击窗口上面的“删除分录”功能按钮,系统删除当前行。

存盘:录入完成后,单击左上角的“存盘”按钮,系统对录入的内容进行检查,若发现借贷不平衡,或者录入的内容为0,或者没有录入摘要等,会给出提示信息,并不允许存盘。若没有发现问题,则存入盘中。如果要进行下一张凭证录入,点击左上角的新录入按钮即可。

打印和预览:要预览或打印所录入的凭证,点击窗口上面的功能按钮“打印”或“预览”,出现打印设置框,有如下选项(世纪七版无此功能):

a、会计科目分为总帐科目与明细科目两栏。

b、科目代码附在科目名称前面。

c、金额采用栅格样式。

d、套打。

e、自动识别纸张大小,合并打印。

以上功能选项用户可根据自已需要选择;点“预览”按钮还可进行凭证格式设计;如果要打印彩色帐页,请在主界面“文件”菜单的“彩色打印”处打勾,如果打印机墨盒是黑白两色,则不要选彩色打印,否则将不能正常打印。

特别注意:凭证录入完成并存盘后,一定要正常退出财务软件,否则,任何不正常关机都可能导致当前输入数据丢失甚至于整个帐套被破坏。因此,在使用本财务软件时,一定要坚持三个原则:(1)任何数据录入完成后一定要存盘并正常退出财务软件;2)一定要正常关机;3)一定要及时进行数据备份。

2.2  凭证修改、插入、删除、审核、记帐

凭证列表列出了凭证的摘要、制单、审核等信息,单击凭证功能窗口的“凭证列表”,出现凭证列表窗口。其左上角有一排功能按扭:改变行数、筛选、打开凭证、插入凭证、删除凭证、打印设置、打印列表、凭证批量打印、第一页、上一页、转到第几页、下一页、最后一页、关闭。其中通过凭证批量打印功能能够实现凭证的连续打印,点击凭证批量打印按扭,用户可以根据自己的需要进行如下操作:选择凭证打印范围、调整凭证打印边距、调整凭证与凭证之间的距离、打印机属性设置等多项操作。

通过凭证列表窗口上的审核与记帐菜单,对记帐凭证能实现如下操作:审核、记帐、全部审核、全部记帐、清除审核、清除记帐、清除所有审核、清除所有记帐(详情请看审核与记帐)。

会计分录序时簿按凭证号的先后顺序列表显示凭证的内容。单击凭证功能窗口的“会计分录序时簿”,在`窗口左上角有一排功能按扭,他们分别是:改变行数、筛选、打开凭证、插入凭证、删除凭证、打印设置、打印、第一页、上一页、转到第几页、下一页、最后一页、关闭等,通过这些功能按钮,可以调整会计分录序时薄每页的行数、打开凭证、修改凭证、插入凭证、删除凭证、打印会计分录序时薄等多项操作。

 
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